基幹システムを入れたのに、なぜExcel作業が減らないのか

はじめに

販売管理や生産管理の業務ソフト、会計ソフト、あるいは自社で作った基幹システム。何かしらのシステムを使っているのに、それでもExcelやスプレッドシートが手放せない。そんな中小企業はとても多くあります。

せっかくお金をかけてシステムを入れたのに、書類づくりも集計も、結局Excel。Excel作業は思ったほど減っていない。そう感じている経営者の方も多いのではないでしょうか。

なぜ、システムを入れてもExcel作業は減らないのか。そして、なぜそこから抜け出せないのか。この記事では、これまで多くの中小企業の仕組みづくりに関わってきた中で見えてきた理由と、その解決の方法をお話しします。

Excelが手放せないのは、業務ソフトが仕事をすべてカバーできていないから

業務ソフトや基幹システムがあるのにExcelが手放せない一番の理由は、とてもシンプルです。今のソフトでは、会社でやりたいことのすべてができないからです。

できない部分を補うために、Excelやスプレッドシートを使っています。よくあるのは、例えばこんな仕事です。

• 契約書・見積書・ちょっとした資料など、何度も作る書類づくり
• 原価計算や、各種の台帳
• お客様に出すための書類や資料
• 集計や管理会計、社内で見たい指標づくり
• データの整理

なぜ、今の業務ソフトではできないのか

汎用のソフトは、自社に合わせて変えられない

一番多い理由は、使っているのが、いろいろな会社が同じ仕組みを使う汎用のソフトで、自社専用に作り変えることができないことです。

中小企業は、それぞれが独自の進化をたどってきました。大手にはできない、細やかなお客様の求めに応えることで、生き残ってきた会社も多くあります。100社あれば、100社とも仕事のやり方が違います。それを既製品のソフトに合わせるのは、そもそも無理な話です。

取引先に自社のやり方やフォーマットに合わせてもらえる立場の会社なら、汎用のソフトでも仕事が回るかもしれません。ですが、多くの中小企業はむしろ、相手のやり方に細かく合わせることを強みにしています。そうなると、扱う書類や資料の種類はどんどん増え、そのつど作るしかありません。既存のソフトでは対応できないので、Excelやスプレッドシートを使う場面が増えていきます。

自社専用のシステムは、高くて、作るのも難しい

それなら自社専用の基幹システムを作ろう、と考えても、費用が数百万円で収まることはあまりありません。数千万円かかることも珍しくなく、1,000万円で収まれば安く済んだ方、というのが相場の感覚です。見積を取ってみたものの、そこまでの費用はシステムにかけられないと、あきらめる会社も多くあります。

もう1つの壁が、システム会社との間にある情報の差です。システム会社は、設計図や仕様書がしっかり決まっていれば、そのとおりに作ることができます。ただ、そのためには、会社の側で今の仕事を体系立てて理解し、「こういうシステムにすればいい」と組み立てられる人が必要です。これはかなり高度なスキルで、そうした人が社内にいる中小企業はほとんどありません。設計図が描けない、仕様書が作れないという理由で、あきらめる会社も多いのです。

作っても、使いこなせないシステムになりやすい

もちろん、苦労しながら自社専用の基幹システムを作った中小企業もあります。ただ、うまくいっていないことも少なくありません。

システムを作るときには、いろいろな事情やイレギュラーなケース、使う人それぞれの立場など、考えなければいけないことがとてもたくさんあります。そこまで考えきれないまま作ると、「作ったけれど、あまり使えない」ということになりがちです。使い始めてから、「ここはやっぱりだめだ」「ここはこう変えないと」という点が次々に出てきます。

そのたびに機能を直したり足したりしようとすると、1回ごとに数十万円の費用がかかります。それなら「もうExcelでいいです」となってしまうのも、無理のないことです。

こうして、二重入力・三重入力が生まれる

ただ、基幹システムは基幹システムです。データを入れなければ仕事が回らないので、基幹システムにもデータを入れる。でも同じデータを、別のソフトやExcel、スプレッドシートにも入れる。こうして二重入力、三重入力が生まれます。

その結果、データの食い違いが起き、ミスや手戻りが増え、「本当に正しいデータはどこにあるのか」が分からなくなっていきます。

分かっていても、変えられない

使いにくい基幹システムを変えようとすれば、また数百万円、数千万円がかかります。前に作って一度うまくいかなかった会社ならなおさら、作り直すこと自体が大きなストレスです。またお金がかかるのも嫌ですし、作り直してうまくいくかも分かりません。また使えなかったらどうしよう、という不安もあります。今までどおりに仕事をした方が楽、という面もあるでしょう。

その結果、既存のソフトをそのまま使い続けている会社が多いのです。

それでも、今の仕事の流れに課題を感じていない会社はないと思います。今のままでいいとは思っていない。この非効率な仕事を何とかしたい。AIが話題になっているし、AIを使ってもっと何とかできないか。そう考えている経営者の方は多いはずです。

ただ、基幹システムは会社の中心です。AIに詳しいだけの人に、基幹システムをまるごと任せるのは不安です。中小企業の仕事をよく知らない会社にも、任せられないと思います。

中小企業のこの問題を解決するために作ったのが、シン・社内ポータル

こうした中小企業の問題を解決するために作ったのが、シン・社内ポータルです。

機能は御社が選び、作り込むのは当社

シン・社内ポータルの機能メニューには、これまで中小企業の課題を解決してきた仕組みを、そのまま機能として並べています。どの機能を使うかは、メニューを見ながら御社に選んでいただけます。

そのうえで、選んだ機能を御社の仕事に合わせて作り込むのは、当社の役割です。今の仕事をどんな機能に落とし込めば社員の方が楽になるか。項目名や画面の構成、書類の形をどうするか。裏側でデータをどう持ち、機能同士をどうつなげるか。こうした設計と開発は、すべて当社が行います。メニューにない仕事も、当社が新しく開発します。

御社にやっていただくのは、今の仕事のやり方や困っていることをお話しいただくことです。社員の方が自分たちで設定をしたり、システムを組み立てたりする必要はありません。だからこそ、ITに詳しい人がいない会社でも、本当に自社に合ったシステムを持つことができます。

中小企業のDXに、ずっと取り組んできた会社が作った

シン・社内ポータルを開発した株式会社ゆいち問題解決は、2019年の創業から一貫して、中小企業のDXに取り組んできました。

汎用のソフトを作るのでもなく、大手と大きな規模の仕事をするのでもなく、中小企業が抱える課題の解決に、WebとITの力で泥くさく取り組み続けてきました。そのDXの土台に、後からAIの開発の力が加わったのが、今の当社です。だからこそ、中小企業にとって本当に意味のあるサービスを形にできたと考えています。

小さく始めて、使いながら育てていける

最初は仕様が決まっていない。使いながら仕様が変わっていく。使ってみると「ここをこうしたい」が次々に出てくる。それが中小企業だということも、よく分かっています。

だからこそ、シン・社内ポータルには伴走支援があります。最初は少ない機能で始めて、そこから一緒に、機能を直したり新しく作ったりしていきます。基幹システムでやっていること、いろいろな業務ソフトでやっていること、Excelやスプレッドシートでやっていることをすべて、シン・社内ポータル1つに集めていけるようにしています。

AIの使い方が分からなくても、プロンプトが分からなくても大丈夫です。シン・社内ポータルを使うだけで、社員全員が簡単にAIの力を使えるようになります。

導入したお客様に喜ばれていること

実際に導入していただいたお客様からは、次のような声をいただいています。

いくつものソフトとExcelから解放された

いくつものソフトを使い分けなくてよくなった。Excelやスプレッドシートでやっていた仕事から解放された。中身がよく分からず不安だったAccessのソフトを使わなくてよくなった。いくつも契約していたサブスクのソフトをやめられた。こうした点を、とても喜んでいただいています。

他の開発会社に見積を出してもらったところ数千万円かかると言われていたことを、その10分の1ほどの費用で実現できたという会社もあります。伴走支援を続ける中で、「これもAIでできるとは思っていなかった」という仕事まで、シン・社内ポータルでできるようになっています。

自社専用のデザインだから、抵抗なく使い始められた

見たことのないソフトを使うのは、それだけで社員の抵抗感につながります。シン・社内ポータルは、会社ごとのデザインに合わせて作るので、「自分たちのものだ」という感覚が持ちやすく、導入への抵抗感もなかったと言っていただけました。

使い方がとても簡単なこと、マニュアルを用意し、社員の皆さんへの説明会やフォローまで行うことも、ありがたいと言っていただいています。

何より、開発の速さと、やりたいことを的確に理解して先回りして形にしていくことを評価していただいています。「どんどん機能が増えていくのが楽しい」と言っていただいたこともあります。

二重入力が、なくなった

すべての機能がつながっているので、二重入力が一切なくなったことも、とても喜ばれています。

シン・社内ポータルに会社のすべての情報があるので、過去のデータもすべて見返せます。例えば、受注が入った瞬間に、その商品の在庫が受注した分だけ自動で減る。それまで別にやっていた在庫管理という仕事そのものが、なくなった会社もあります。

今では会社の仕事がシン・社内ポータルの中で完結し、1つ1つの仕事も大きく楽になりました。これまでExcelで作っていた書類が、2秒ほどで自動で作れるようになった、という例もあります。

人が、人にしかできない仕事に向き合えるように

社内のすべての仕事と、すべての情報が、1つのシン・社内ポータルに集まる。そのメリットは、はかり知れません。

導入したことで、本来向き合うべきだったお客様と向き合う時間がたくさん取れるようになり、お客様にも喜ばれるようになった、というお話もいただいています。

当社は、「AIの力で生産性を向上させ、人が人にしか生み出せない価値により多くの時間を使える仕組み作りを実現する。」という経営理念を掲げています。シン・社内ポータルは、まさにこの理念を形にするために作ったサービスです。導入した会社が、やりたかったことを実現できている姿を見て、このサービスを作って本当によかったと感じています。

まとめ

• 業務ソフトや基幹システムがあってもExcelが手放せないのは、今のソフトで仕事をすべてカバーできていないから
• 汎用のソフトは自社に合わせられず、自社専用のシステムは高くて作るのも難しい
• 作ったシステムも使いこなせず、直すたびに費用がかかるので、二重入力・三重入力のまま使い続けてしまう
• すべての仕事を1つの社内ポータルに集め、機能をつなげれば、二重入力そのものがなくなる
• 小さく始めて、使いながら一緒に育てていけば、作り直しの不安も小さくできる

今の業務ソフトやExcelのどこを1つにまとめられそうか、向いている会社や導入事例もあわせてご覧ください。