見積に時間がかかって、受注を逃していませんか？図面から見積を自動で作る仕組みが生まれた理由

はじめに

見積は、どの会社でも悩みの種になりやすい仕事です。

見積を出さなければ、契約は取れません。そして、見積を出すスピードは、そのまま受注できる件数に直結します。見積に時間がかかる会社ほど、本当はもっと取れたはずの仕事を、知らないうちに逃してしまっています。

この記事では、シン・社内ポータルの「見積の自動作成」がどんなきっかけで生まれたのか、裏側で何をしているのか、どんな会社で役に立っているのかをお話しします。

きっかけは、工務店からのご相談

この機能が生まれたきっかけは、ある工務店からのご相談でした。

工務店の見積は、とても複雑です。図面を見ながら、床や壁の面積、部材の数、設備の数を1つずつ拾い、それに単価を掛けていく。完成する見積書は、10ページほどにもなります。

中でも大変だったのが、図面から数字を拾う作業です。1件の見積を作るのに、半日、4〜5時間かかっていました。

見積を出さないと契約は取れない。でも、見積を作るのに時間がかかりすぎて、出せる件数に限りがある。この状況を何とかしたい、というのが最初のご相談でした。

裏側で、AIが図面から数字を拾っている

そこで作ったのが、図面のデータをAIに読み込ませて、見積を自動で作る仕組みです。

使い方はシンプルです。

• 図面（CADのデータ）をポータルにアップロードする
• 設備のグレードなど、お客様のご希望を選ぶ
• 10ページほどの見積書が、すぐにできあがる

裏側では、AIが図面を読み取り、これまで人が1つずつ拾っていた数量や寸法を拾い出しています。そこに、その会社の単価や計算のルールを当てはめて、見積書の形に組み立てています。

もちろん、できあがった見積をそのまま出すわけではありません。最後は担当者が中身を確認し、必要なところを手で直します。

ただ、一から作るのと、できあがったものを直すだけなのとでは、まったく意味が違います。図面から数字を拾う作業がなくなっただけで、担当の方の負担はかなり軽くなりました。1件に4〜5時間かかっていた見積が、30分ほどで作れるようになっています。

見積の計算方法は、会社ごとにまったく違う

工務店の他にも、見積のご相談が特に多いのが製造業です。

見積は、本当に会社によって計算の仕方が違います。材料の取り方、加工の手間の見方、利益の乗せ方。同じ業種でも、会社ごとに独自のやり方があります。

そのため、市販の見積ソフトを入れても、そのまま使えることはほとんどありません。自社のやり方に合わせるためのカスタマイズに時間がかかったり、結局うまく合わずに「見積だけはExcelで作っている」という会社がとても多いのが実情です。

シン・社内ポータルの見積は、計算の仕方から御社に合わせて作ります。今Excelでやっている計算をそのままポータルに移すので、やり方を変える必要はありません。見積のExcel作業から解放されただけでも、とても喜んでいただけています。

スマホで見積を作って、その場で送る

業種によっては、見積をスマホで作れるようにしています。

お客様のところで内容を伺いながら、スマホで見積を作り、その場で見積書のPDFを作成。そのまま、ボタン1つでお客様に送ることができます。

会社によっては、お客様のところへ伺ったあと、見積を作るために一度会社に戻り、見積書を持ってもう一度お客様のところへ伺う、という流れになっていることもあります。見積がスマホでできるようになると、会社に戻る必要がなくなり、その分、営業の動きがぐっと良くなったというお話もいただいています。

見積から、受注・請求までつながる

シン・社内ポータルでは、作った見積をそのまま受注に切り替えることができます。見積の内容が受注・納品・請求へと引き継がれていくので、同じ内容を何度も入力し直す必要もありません。

見積を速くすることは、ゴールではなく入口です。見積から先の仕事まで1つにつながることで、会社全体の仕事が軽くなっていきます。

まとめ

• 見積のスピードは、受注できる件数に直結する
• 図面から数字を拾う作業をAIに任せることで、1件4〜5時間の見積が30分ほどに
• 一から作るのと、できあがったものを直すだけなのとでは、まったく違う
• 見積の計算方法は会社ごとに違うので、計算の仕方から自社に合わせて作ることが大切
• スマホで見積を作り、その場でPDFを送れれば、会社に戻る時間もなくなる

見積の自動作成は、デモ画面で実際に触っていただけます。御社の見積のやり方でどうなるか知りたい方は、お気軽にご相談ください。