紙の物件資料と収支報告書を、AIで自動化。
月500時間の業務が、37時間に。

1. 最初のご相談は「情報をまとめたい」

   お話を伺うと、顧客・契約・保有物件・買い需要が、担当者の記憶と個別のファイルに散らばっていました。担当者が辞めたら情報が消える状態だったので、まずこれらを1つにまとめました。

2. 顧客と物件を、地図で見たい

   顧客の住所と自社の保有物件を地図に出して社内で共有したい、売却済みの物件は自動で消したい、というご要望。外出先のスマホで見る使い方が中心なので、顧客と物件は同じ地図に重ねず、画面を切り替える形にしました。

3. 届いた物件資料を、自動で一覧に

   業者から写真やPDFで届く物件資料を、自動で「売り物件」の一覧にしたいというご要望。どの資料から取り込んだかを後から追えること、取り込み日を残して古い情報を下げられることを条件に、項目は最初に届いた業者の帳票で決め、それ以外の情報は備考にまとめる方針で進めました。

4. 買い需要とAIが照合し、案内文まで

   売り物件が自動で溜まり、お客様の買い需要が項目になったことで、入ってきた物件を全顧客の希望とAIが照合し、案内文の下書きまで出せるようになりました。

5. 賃貸管理と契約書にも

   売買仲介に続いて、毎月500通の収支報告書と送付、家賃の入金照合、賃貸・売買の契約書の作成にも広げました。

作る順番は、失敗しても影響が小さく、成果がすぐ見えるところから。AIの取り込みは10件、50件、全量と、実際の資料で読み取りの精度を確かめながら進めました。

今お使いのGoogle Workspaceの上に、5つの仕組みを順に積み上げました。新しいシステムの入れ替えはありません。AIの読み取りにかかる費用は、資料1枚あたり数円程度です。

時間以外にも、担当者が辞めても情報が残るようになり、「誰にどの物件を出すか」が担当者の記憶に頼らなくなりました。

算出条件：社員20名（営業担当8名）、時給2,500円（社会保険料込み）、フルタイム1人 月160時間・年1,920時間。業者の資料 月60枚（1枚平均8物件、月480物件）、案内対象 月80件、管理戸数1,500戸、オーナー500名（収支報告書 月500通）、賃貸契約 月30件、売買契約 月5件。金額は削減時間を人件費に換算したものです。